비지니스레터 EDM 올바르게 쓰는 법

안녕하세요.

26 농사짓는 공인중개사 유코입니다.

많은 분들이 본인의 비지니스를 진행해오면서..

저처럼 고객에게 사업관련 문서를 보낼때 많은 고민들 하셨을 텐데요, 

그 고민에 대한 도움을 조금이라도 드리고 싶어

어떤식으로 글을 시작하고 마무리하면 좋을지에 대한 정보를 담아보았습니다.

1. 통일성

사업을 하고 있다면, 고객에게 새로운 이벤트나 할인 행사 같은 소식을 전하거나 불만 사항에 대해 회사를 대표해서 비지니스레터(business letter)를 보내야 할 수 있다. 이 경우, 하나의 어조로 통일하여 작성하는 것이 도움이 됩니다.(~합니다, ~에요. ~이지요등의 통일)

2. 일정한 양식을 두세요.

편지 상단을 전문가답게 디자인하자. 비지니스레터는 회사를 대표한다. 따라서 회사만의 고유한 양식이 있어야 하며 보기 좋아야 한다. 회사 로고나 브랜드를 표시해 주는 것도 괜찮습니다.

Tip)

MS 워드에 있는 서식을 활용할 수 있다. 물론 주소 부분의 로고나 브랜드 표시는 변경해 주어야 한다.

윈도우10부터 아마 지원하는 것으로 알고 있습니다. - 새로만들기 탭에서 이용가능.

3. 목적을 분명히 하자.

왜 편지를 쓰는지 생각해 보자. 새로운 지점을 하나 더 오픈하게 되어서 그 위치를 알리기 위한 것인가? 혹은 고객이 아직 지불하지 않은 금액이 있어서인가? 고객의 불만 사항에 답변하기 위한 것인가? 첫 번째 줄을 읽자마자 고객이 편지의 목적이 무엇인지 이해할 수 있어야 한다. 애매모호하게 적지 말자. 바로 핵심으로 들어가자.

4. 능동적인 표현 사용

수동적인 표현보다 능동적인 표현을 사용한다. 대화문에서는 수동적인 표현을 많이 사용한다. 하지만 글에서 수동적인 표현을 많이 사용하면, 글이 지루하거나 혼란스러워진다. 비지니스레터에서 능동적인 표현을 사용하면, 자신의 의사를 명확하게 표현할 수 있기 때문에 좀 더 효과적이다.

5. 접점을 이어라.

가능하다면 수신자와 과거에 했던 대화 내용이나 있었던 일에 대해 언급하는 것이 좋다. 또는 고객이 지난 달에 있었던 컨퍼런스에서 특정 서비스에 대한 불만들 표시했다고 하자. 수신자와 과거 연락을 한 적이 있다면, 그것을 항상 인지하고 시작하자. 그러면 수신자 역시 그 부분에 대해 생각하게 될 것이고, 편지 내용이 좀 더 직접적이고 중요하다고 느낄 것이다. 

(이 부분은 마케팅적 내용이 좀 더 포함되어있는데, 고객과 나의 접점 소통을 부각 시킬 수 있습니다.)

6. 마무리

내용을 검토한다. 정성껏 적었는데, 편지가 오타로 가득하다면..?

수동적인 표현이 없는지 확인해 본 후, 능동적인 표현으로 바꾼다.

문장이 늘어지거나 명확하지 않은 경우를 확인해 본다. 

가능하다면 핵심을 담아야 한다. 불필요한 수식어는 삭제!

명확하고, 간결하며, 예의 바르게 써야 한다는 것이다.

감사합니다. 비지니스레터 작성에 조금이라도 도움이 되었으면합니다.

오늘 하루도 행복하세요^^*